Adjoint à la direction (Temporaire)

Numéro de l'offre : 6173

Secteur : Soutien administratif

Région : Capitale-Nationale

Lieu de travail : Québec, QC, Canada

Salaire : 50 972,00 $ - 69 892,00 $ par année

Horaire : Contractuel, Jour


Assurances collectives

Congés mobiles

Horaire d’été

Programme de formation

Régimes de retraite

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Description de l'employeur

Notre client, est à la recherche d’un Adjoint à la direction, afin d'y évoluer pour une durée de 8 mois à temps plein.

Les petits plus:
  • Rémunération compétitive;
  • 35 heures/semaine;
  • Horaire d’été;
  • Bureaux fermés pendant la période des Fêtes;
  • Régime de retraite;
  • Assurances collectives;
  • Programme d’aide aux employés;
  • Vacances;
  • Congés de maladie;
  • Transport en commun à proximité.

Description du poste

Vous possédez :
  • AEC ou DEC en secrétariat ou bureautique ou dans un domaine connexe;
  • Minimum de trois (3) ans d’expérience pertinente à un poste similaire, en soutien à la direction d’une entreprise;
  • Excellente connaissance de la suite MS Office;
  • Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite.

Compétences clés :
  • Prédispositions au service à la clientèle;
  • Excellentes compétences en matière de communication et de relations;
  • Habileté à transiger avec divers niveaux hiérarchiques;
  • Compétences reconnues dans la capacité de planifier, de gérer et d’établir des priorités en vue de respecter les échéanciers;
  • Excellentes compétences organisationnelles et logistiques;
  • Autonomie, leadership et enthousiasme;
  • Souplesse et proactivité;
  • Rigueur, sens de l’éthique et discrétion;
  • Savoir travailler sous pression et conserver en tout temps le sens des priorités.

Responsabilités

Le titulaire du poste veillera au bon fonctionnement et à l'efficacité des activités de la direction.  Il accomplira l’ensemble des tâches en appui au Directeur attitré, en lien avec la planification, la coordination, l’exécution et le suivi des fonctions administratives, de gestion et de secrétariat en regard de la gestion des projets. 
  • Effectuer la relation entre la direction, les différents services de l’organisation et les partenaires externes;
  • Diriger des recherches au nom de son gestionnaire, rassembler les renseignements et documenter les dossiers parfois de nature confidentielle, afin d’en favoriser l’analyse et ainsi faciliter la prise de décisions;
  • Assurer la gestion de l'agenda et les rendez-vous du Directeur, la gestion et le suivi adéquat des appels téléphoniques, la correspondance et les courriels;
  • Organiser les déplacements et voyages d’affaires du Directeur en planifiant les itinéraires et l’emploi du temps, et en faisant les réservations pour les services de restauration, les déplacements et l’hébergement;
  • Générer des communiqués, lettres, registres, rapports, tableaux et effectuer la mise à jour des données dans les systèmes appropriés;
  • Voir au respect des échéances, procédures et standards de secrétariat en vigueur ainsi que de la qualité des documents produits;
  • Superviser le bon fonctionnement et l’administration de la direction: l’équipement, l’inventaire des fournitures, l’aménagement et les réservations des salles de réunions ainsi que les convocations à ces dernières;
  • Assister aux réunions de la direction et gérer toutes les communications comprenant les procès-verbaux, les mises à jour et les nouvelles ainsi que le suivi administratif;
  • Participer avec son supérieur immédiat aux aspects financiers tels que la préparation et la mise à jour des budgets et le contrôle des disponibilités budgétaires (formulaires de demande de paiement, d’achats, de dépenses, etc.).

Toutes les candidatures reçues seront traitées confidentiellement. Seules les personnes retenues seront contactées.

Nous souscrivons au principe de l'égalité en emploi.

Pour faciliter la lecture, le genre masculin est utilisé sans discrimination dans ce texte.

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